32 Google Drive Советы, которые вы, вероятно, никогда не слышали раньше

1. Работайте с вашей командой в реальном времени

Google Drive получил свои первые прорывы на рынке, потому что он гораздо лучше сотрудничает с другими, чем любой другой инструмент. Это все еще актуально сегодня. Вы можете иметь кучу людей, работающих над документом одновременно, и все будет работать гладко.

Одним из главных преимуществ этого является то, что вы всегда можете точно видеть, что все делают в режиме реального времени, независимо от того, на каком устройстве они находятся. Активность также регистрируется, чтобы вы могли просматривать изменения в любое удобное время - вы всегда можете узнать, кто редактировал или удалял элемент, и когда он это сделал.

Документы ограничены 200 соавторами, и только 50 используют документ в любой момент времени. Несмотря на то, что он не подходит для больших групп, для 99% пользователей этого более чем достаточно.

2. Публично обмениваться документами

Вы можете не только делиться и сотрудничать с людьми, которых вы приглашаете, но и обнародовать документы, чтобы избежать проблем с разрешениями отдельных пользователей. Установив свою работу как общедоступную, вы можете разрешить всем и каждому возможность просматривать или редактировать ее и даже разрешать Google использовать ее в результатах поиска.

Я видел несколько интересных примеров использования публичных документов, таких как Уровни Питера кто использовал это для исходный список за Список кочевников ,

3. Контроль уровня доступа для безопасности

Просто потому, что вы хотите делиться и работать с другими, это не значит, что вы обязательно хотите, чтобы люди вмешивались в ваши дела. Благодаря этому Google позволяет вам контролировать разрешения для документов.

Сам документ может быть настроен так, чтобы он был доступен для конкретных людей, которым вы предоставляете доступ, для кого-либо в вашей организации или любого человека в Интернете. Вы также можете решить, разрешить ли Google показывать документ в результатах поиска или разрешить только тем, у кого есть ссылка, и должны ли пользователи иметь возможность просматривать, просматривать и комментировать, а также редактировать вашу работу.

4. Общайтесь в чате

Чтобы придать сотрудничеству еще один импульс, вы можете даже поговорить о конкретных документах и ​​таблицах. Просто нажмите значок речи пузырь в правом верхнем углу, чтобы открыть окно чата.

Принять участие могут все, кто работает с таблицей, что делает эти беседы идеальными для дискуссий, ориентированных на документы. Таким образом, вы можете работать с документом и общаться в чате в режиме реального времени, но не покидая страницу.

5. Поиск по человеку

Если вы часто пользуетесь Google Диском, вы можете быстро получить доступ ко множеству входящих документов. Иногда трудно точно вспомнить, как назывался документ. Не волнуйтесь, для этого тоже есть решение.

Во-первых, вы можете проверить папку «Shared with me» для списка документов, которые были предоставлены вам. Если этот список слишком длинный, просто выполните поиск имени человека или адреса электронной почты, и он выведет список всех документов, с которыми вы работаете с ними. Легко!

6. Повысьте опыт работы с дополнениями

Если вы ищете повышение функциональности ваших документов, посмотрите на дополнения. Существует огромный выбор как для документов, так и для электронных таблиц, которые действительно могут значительно повысить удобство использования.

7. Связывайте приложения, чтобы оптимизировать рабочий процесс

Существует также целый каталог приложений, которые работают непосредственно с Google Диском, и все они могут помочь вам максимально эффективно использовать ваши документы и данные без особого труда. На самом деле, мы планируем построить один для Улица процесса так что вы можете просмотреть вашу Process Street шаблоны прямо с Google Диска.

Однако для начала попробуйте Cloudconvert для преобразования файлов и DocuSign для подписи документов. Приложения Google Диска не следует путать с Google Apps (сейчас называется Google Suite ).

8. Используйте перетаскивание, чтобы загрузить

Несмотря на то, что на Google Диске есть кнопка для выбора файла или папки для загрузки, вам не нужно проходить через все шаги, чтобы щелкнуть по ней и найти нужную вещь. Вместо этого вы можете перетаскивать файлы из Проводника Windows или MacOS Finder прямо в Google Drive, и они будут автоматически загружаться.

9. Используйте оптическое распознавание символов (OCR), чтобы превратить изображения / PDF в текст

Один из моих любимых аспектов Evernote является его способность делать OCR на изображениях и PDF, а затем сделать их для поиска. Google Drive также имеет эту функцию, которая позволяет вам распознавать ваши изображения и PDF-файлы.

Для этого загрузите изображение или PDF-файл в Google Drive, затем щелкните его правой кнопкой мыши и выберите «Открыть с помощью Google Документов». Нажмите Вот для получения дополнительных рекомендаций.

10. Используйте мобильное приложение для сканирования и распознавания текста

Используя тот же метод, что и для преобразования ваших изображений в текст, вы можете использовать мобильное приложение Google Drive, чтобы делать фотографии документов, знаков, визитных карточек и т. Д., А затем открывать их в Документах Google, чтобы преобразовать их в текст и сделать их доступными для поиска.

В то время как Evernote также очень хорошо справляется с этой функцией, способность Drive OCR распознавать нечего.

11. Используйте закладки для быстрого создания

Вы можете создать закладку, которая при нажатии создаст новый документ или электронную таблицу на Google Диске. Это значительно экономит время, поскольку вам не нужно открывать соответствующее приложение или сам диск и нажимать «Создать новый» - вам просто нужно щелкнуть закладку.

Чтобы создать эти ссылки, просто перетащите нужную ссылку на панель закладок:

Создать документ - http://drive.google.com/document/create
Создать электронную таблицу - http://drive.google.com/spreadsheet/create

12. Используйте Drive на рабочем столе с Backup и Sync

Полезно знать, что вы можете использовать Google Drive так же, как Dropbox - как локальное хранилище, синхронизированное с облаком - с Резервное копирование и синхронизация Google ,

Я переместил все свои файлы из Dropbox на диск еще в 2014 году и с тех пор не оглядывался назад. Диск намного дешевле, и вы можете объединить все свои документы, таблицы и файлы в одном месте, и он даже имеет гораздо более широкий набор функций, чем Dropbox. Если вы ищете решение для синхронизации файлов или резервного копирования, это определенно стоит посмотреть.

13. Используйте автономный режим для доступа к документам на ходу

Вы можете не только получить доступ к своим файлам в автономном режиме с помощью настольного приложения Dropbox, но и разрешить автономный доступ через браузер Chrome. Будь дождь или свет, интернет или нет связи, вы сможете получить доступ и редактировать свои документы.

14. Клип веб-страниц на диск, как Evernote

Я люблю Evernote и использую его ежедневно как мою бесконечную обувную коробку. Однако, если вы еще не сели на поезд Evernote или вам просто нравится идея, что все находится в одном месте, вы можете использовать расширение Chrome под названием Сохранить в Google Drive ,

Это действует как некий стандартный Evernote Web Clipper, позволяющий сохранять страницы и статьи непосредственно на диск. Однако вы не можете просто скопировать текстовую часть, поскольку она сохранит весь сайт в виде PNG, исходного кода HTML или преобразует его в один документ, тем самым уничтожая форматирование. Это не очень полезно, если вы уже используете Evernote, но все же есть опция.

15. Заряжайте свои электронные письма с помощью Drive

Еще одна важная причина для перехода на Google Drive, если вы являетесь активным пользователем Gmail. Первое большое преимущество - при прикреплении файлов. Вы можете добавлять файлы непосредственно с диска, не дожидаясь их загрузки, плюс вы можете отправлять файлы гораздо большего размера - попробуйте 10 ГБ вместо стандартных 25 МБ.

Если вы пытаетесь уйти от электронной почты, вы можете проверить наш пост на альтернативы по электронной почте ,

16. Поиск диска прямо из Gmail

Невероятно удобно использовать панель поиска в Gmail для поиска по Диску, позволяя вам найти то, что вам нужно, не выходя из папки «Входящие». Правда, это то, что вы ожидаете от мирового лидера в области поиска.

17. Легко редактируйте документы и таблицы с помощью специальных мобильных приложений.

Еще одно интересное дополнение к списку функций Google Диска - это автономные приложения для Документов и Листов. Это замечательно, если, например, вы проводите много времени в электронных таблицах и хотите специальное, быстрое приложение, специально предназначенное для их редактирования и управления.

Что еще может понадобиться? Ну, продолжайте читать, чтобы узнать.

18. Автоматически конвертировать в формат Google Docs

У меня есть отношения любви и ненависти с этой функцией. Вы можете загрузить документы MS Word и Excel на диск, и это даст вам возможность автоматически конвертировать их в формат Google Docs.

Несмотря на то, что преобразование документа облегчает совместную работу и редактирование с вашего мобильного устройства, Документы и таблицы Google по-прежнему не обладают той глубиной функций и настроек, которые есть в настольных приложениях MS Office. Следовательно, почему это может привести к потере форматирования ваших документов.

Это ни в коем случае не нарушает условия сделки (и лучше иметь эту функцию, даже если она немного неуклюжая), но одна из моих самых больших неприятностей в этом заключается в том, что вы теряете цвет на ячейках в Excel.

19. Просмотр любого документа прямо из вашего браузера

Google Drive продолжает удивлять меня своей способностью открывать практически любые файлы формата в браузере. Вы даже можете открыть такие вещи, как файл Adobe Illustrator, для просмотра без загрузки другого приложения.

Практически любой тип документа, изображения, таблицы, PDF, видео, аудиофайл и многое другое можно открыть в браузерной версии Drive. Хотя могут быть некоторые исключения, я не могу вспомнить ни одного случая, когда эта функция меня подвела.

20. Используйте формы для сбора данных

Существует множество разработчиков форм, но Google совершенно бесплатно использует Google Drive для неограниченного использования. Кроме того, он очень хорошо интегрируется с электронными таблицами. Каждая запись формы может быть добавлена ​​в виде строки в электронной таблице, а затем вы можете перетащить эти данные на другие вкладки / листы и управлять ими автоматически. Довольно круто.

21. Быстро создавайте изображения с помощью встроенного инструмента рисования

Если вы хотите быстро и легко добавлять изображения в документы, попробуйте встроенный инструмент рисования. Перейдите в меню «Вставка» в документах, листах или слайдах и выберите «Рисование». Вы получите уменьшенную версию приложения для рисования, которая позволит вам легко добавить ваши рисунки. Это не Photoshop, но он будет отлично работать с основами.

22. Пройдите двойной полноэкранный режим, чтобы устранить все отвлекающие факторы.

Не секрет, что вы можете скрыть меню в приложениях Google, чтобы больше сосредоточиться на том, что вы делаете, но еще полезнее удвоить усилия на весь экран и полностью устранить отвлекающие факторы.

Нажмите на меню «Вид» и выберите полноэкранный режим. Это удалит панель инструментов приложений и параметры, предоставляя вам чистый экран письма. Затем перейдите в «двойной полноэкранный режим», нажав F11. Когда вы закончите, просто нажмите F11 снова, чтобы вернуться к обычному виду браузера.

23. Сделайте исследование легким с функцией Explore

Используйте функцию «Исследовать» (только в Документах) в правом нижнем углу вашей страницы, чтобы выполнить поиск Google внутри документа, избавив вас от ручного поиска и отвлекаясь на всю эту наживку. Вы даже можете извлечь информацию из поиска и попросить Google создать в документе автоматическую ссылку на сноску.

24. Автоматически сгенерируйте содержание

Вы можете использовать эту функцию для автоматического создания вашего ToC, но сначала вам нужно правильно отформатировать заголовки. Убедитесь, что вы установили используемые H1s, H2s и H3s для правильного сегментирования вашей работы (как в книге с частями и главами), затем нажмите «Вставить» и «Оглавление».

25. Просмотр каждого сочетания клавиш

Если вы хотите стать опытным пользователем любого программного обеспечения, вы должны освоить сочетания клавиш. Google Drive ничем не отличается, но, к счастью, есть полезное руководство, которое они предоставляют, чтобы помочь вам в достижении этой цели. Получите доступ к списку всех ярлыков, нажав Ctrl + /.

26. Используйте Google Photos для неограниченного хранения фотографий

Вот так! Храните свои фотографии в Google Фото (а не непосредственно на Google Диске), и они не будут занимать место на диске. Неплохо, а? Есть один улов, но, вероятно, это не будет беспокоить 90% людей:

Фотографии должны быть под 16MP. Это означает, что вы не можете загружать 4608 × 3456 оригиналов из вашей цифровой зеркальной фотокамеры, но вы все равно можете хранить там изображения очень высокого качества без использования места на диске.

27. Используйте Insync для управления несколькими учетными записями.

По их словам, В синхронизации самый мощный из когда-либо созданных клиентов Google Диска. Для вас это означает, что вы можете управлять несколькими учетными записями Google Drive из одного приложения - Insync извлекает данные из всех подключенных учетных записей, где бы они ни находились.

Кроме того, он автоматически преобразует файлы Google Docs / Sheets / Slides в их аналоги из Microsoft Office, автоматизировать много занятой работы Вы могли бы в конечном итоге тратить время на.

28. Фильтруйте ваши поиски в Drive

Здорово иметь хорошо категоризированные папки , но иногда мы хотим сразу поднять один документ, который нам нужен.

Я иногда говорю, для меня это всегда. Я бы предпочел просто ввести текст в поле поиска, и передо мной должен появиться нужный документ. К счастью, в Drive это так просто, как могло бы быть.

В верхней части экрана вы увидите окно поиска. Как вы, вероятно, уже знаете, вы можете начать вводить там, и он будет предлагать файлы, которые вы ищете при вводе. Это полезная функция сама по себе. Но что, если я скажу вам, что стало еще лучше?

Справа от окна поиска есть маленькая выпадающая стрелка, которая отображает ряд фильтров. С помощью этого раскрывающегося списка вы можете искать документы с конкретными владельцами, документы, которые были помечены или перемещены в корзину, а также документы из определенного периода времени. Если вы являетесь опытным пользователем Drive, как я, и у вас есть куча контента для просмотра, эта мощная функциональность поиска - находка.

29. Диктовка помогает вам работать без помощи рук

Если вы печатаете в Google Docs, стоит подумать о включении их функций диктовки в ваш рабочий процесс.

Часто мне хочется найти книгу или другой офлайн-ресурс и добавить цитату. Мне стало очень легко просто включать диктовку, когда я откидываюсь назад и вслух зачитываю разделы, которые хочу записать. Google Docs выполняет тяжелую работу за меня и печатает все в режиме реального времени.

Качество программного обеспечения высокое, но оно может ошибаться. К счастью, их очень легко исправить, и я чувствую, что все еще получаю чистый выигрыш с точки зрения времени от функции диктовки. Есть много вариантов на рынке для программное обеспечение для диктовки , но Google Docs, безусловно, должны быть проверены!

30. Добавляйте ссылки на документы очень быстро

Когда я пишу, я часто хочу связать слово с веб-страницей, чтобы предоставить немного больше информации. Часто это будет ссылка на страницу компании или страницу Википедии. Или даже статья, которую я хорошо знаю и думаю, будет уместна в тексте. Здесь я люблю функцию Google Docs, которая делает быстрые ссылки.

Если вы выделите слово и нажмете, чтобы вставить гиперссылку, Google выполнит поиск этого термина в Интернете и предложит вам два первых результата. Если я хочу добавить название бренда или статью из Википедии, это сделает процесс максимально простым. Если это статья, которую я знаю, я могу просто начать вводить заголовок в текстовое поле, и Google автоматически выведет его на экран.

Отличный маленький ярлык для моего рабочий процесс ,

31. Интеграция с другими приложениями для создания автоматизации

В Process Street мы большие поклонники автоматизации простых задач, чтобы создать больше времени в вашем дне. Это повышает вашу производительность и позволяет сосредоточиться на наиболее важных аспектах вашей работы.

Наша платформа для автоматизации сторонних производителей Zapier и вы можете использовать его для подключения различных продуктов G-Suite. Zapier имеет более 750 различных приложений, которые вы можете связать друг с другом с помощью автоматизации, что позволяет вам еще больше использовать функциональные возможности Drive.

Проверьте нашу электронную книгу, Руководство по автоматизации бизнес-процессов с помощью Zapier , для полного раскрытия того, как внедрить автоматизацию в ваш бизнес.

Люблю использовать Typeform собрать результаты опроса? Подключите его к Google листу, чтобы записать все ваши данные. Вы даже можете подключить этот лист Google к слабина и каждый ответ автоматически публикуется в канале Slack, чтобы вы могли получать обновления в режиме реального времени.

Возможности безграничны.

32. Создание текстовых ярлыков для управления повторяющимися фразами

В Google Docs вы можете создавать ярлыки на основе того, что вы вводите в документы.

Например, вы можете быть менеджером проекта, который регулярно вводит «нужно больше информации» или какую-то другую ключевую фразу. С помощью этой функции автозаполнения текста вы можете настроить ее на автоматическую запись фразы при вводе ярлыка, например «nme». Таким образом, в любой точке текста вы можете ввести «nme», и он будет автоматически изменен на «требуется дополнительная информация».

Вы можете сделать это с несколькими другими примерами; например, ценностное предложение для вашего стартапа. Возможности безграничны. Просто зайдите в Инструменты, затем Настройки, затем поиграйте с настройками автоматической замены.

Бонус: получите список из 25 советов Gmail!